Criminelen houden van out-of-office berichten!

In dit artikel:

> Cybersecurity en je out-of-office bericht

> Wat zijn out-of-office berichten?

> De onopgemerkte cyberdreiging

> Geloofwaardig overkomende criminelen

> Tips voor veiliger out-of-office berichten

> Tips voor bescherming en bewustwording

> Conclusie: slimmer omgaan met out-of-office berichten

Organisaties zijn voortdurend bezig met geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gegevens te beschermen tegen allerlei bedreigingen. In omgevingen vol met digitale technologieën is cybersecurity daarom van vitaal belang. Maar cybersecurity betekent niet alleen het beveiligen van systemen tegen aanvallen, maar is ook het creëren van bewustzijn bij je medewerkers over potentiële zwakheden in de beveiliging. En vooral het vermijden van gedrag dat de deur opent voor cyberdreigingen. Met dat laatste komen we direct terecht bij het gedrag rond out-of-office berichten.

Out-of-office berichten zijn een bekend onderdeel van zakelijke communicatie. Het is een beleefde manier om collega’s, klanten en zakenpartners te laten weten dat je afwezig bent. Zo’n automatische reactie lijkt onschuldig: je geeft aan waarom je er niet bent, waar je bent, wanneer je terugkomt en wie te contacteren in jouw afwezigheid. Maar juist deze details kunnen bijzonder interessant zijn voor cybercriminelen.

Cybercriminelen kunnen de informatie in je out-of-office bericht gebruiken om bijvoorbeeld phishing-aanvallen te plannen of toegang te krijgen tot gevoelige bedrijfsinformatie. Daarom is het belangrijk om voorzichtig te zijn met wat je deelt.

Wanneer je een out-of-office bericht instelt, doe je dat met de beste bedoelingen. Maar vaak realiseer je je niet hoe gevoelig de informatie is die je deelt. Veel OOO-berichten onthullen details zoals je locatie, de reden van je afwezigheid en soms zelfs persoonlijke gebeurtenissen. Dit maakt out-of-office berichten een ideale bron van informatie voor social engineering.

Social engineering is een methode die criminelen gebruiken om gegevens te verkrijgen door menselijke interactie en manipulatie. Als een medewerker bijvoorbeeld vermeldt dat hij op zakenreis is, kan een aanvaller dit gebruiken om een gerichte aanval op het bedrijf uit te voeren, waarbij ze zich voordoen als de afwezige persoon.

Vertrouwd en geloofwaardig overkomen is cruciaal voor criminelen. Dankzij succesvolle social engineering kunnen criminelen zich voordoen als een collega. Door specifieke details zoals terugkomstdata, bestemming en de reden voor afwezigheid te verzamelen uit out-of-office berichten, kunnen ze een geloofwaardig en doelgericht verhaal verzinnen.

Bijvoorbeeld, een crimineel kan zich voordoen als de CFO die op reis is en in zijn naam een financiële transactie vragen aan een collega. Dit lijkt minder verdacht als het gebaseerd is op de informatie uit een OOO-bericht.

• Wees terughoudend met details: Vermijd het delen van specifieke informatie over je locatie en de reden van je afwezigheid. Houd het algemeen en professioneel. Het is beter om geen exacte data te noemen wanneer je weer beschikbaar bent. Verwijs liever direct naar een collega.

• Beperk sociale media-updates: Overweeg om gedetailleerde reisinformatie te beperken op sociale media, vooral als je profiel is gekoppeld aan je professionele identiteit. Plaats updates over je reis liever nadat je weer terug bent.

• Gebruik algemene termen: In plaats van specifieke evenementen, redenen of locaties te noemen, gebruik meer algemene termen om je afwezigheid aan te kondigen.

• Geen datum, bestemming of reden noemen!

  Veel out-of-office tips adviseren om een datum van terugkomst te vermelden, omdat dit klantvriendelijk lijkt. Maar dit is ook interessant voor criminelen. Ook je bestemming (zoals Hawaï, skiën in Zwitserland, strandvakantie) of de reden van je afwezigheid (zoals huwelijksreis, ziekte, zwangerschapsverlof) zijn details die een crimineel kunnen helpen om geloofwaardig over te komen wanneer ze contact opnemen met een van je collega’s.

• Bewustwording van risico’s: Hoe kunnen organisaties en individuen zich beschermen tegen deze subtielere vorm van cyberdreiging? Het begint met bewustwording. Werknemers moeten geïnformeerd worden over de potentiële risico’s van het delen van gedetailleerde informatie in out-of-office berichten.

• Bescherming door beleid: Bedrijven zouden moeten overwegen om beleid op te stellen dat het delen van bepaalde gegevens in OOO-meldingen beperkt.

Out-of-office berichten zijn een belangrijk onderdeel van zakelijke communicatie, maar het is tijd om bewuster om te gaan met de informatie die we delen. Door de risico’s van deze ogenschijnlijk onschuldige berichten te begrijpen, kunnen individuen en organisaties hun digitale veiligheid versterken.

Dus, vanaf nu, haal je datum van terugkomst, de reden van je afwezigheid, je reisbestemming en andere persoonlijke details uit je OOO-bericht. Op deze manier kunnen criminelen daar nooit misbruik van maken.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.