Hoe ziet ‘het nieuwe kantoor’ eruit?

Bij uitzondering of na goedkeuring van de manager kon je vanuit huis werken. Uiteraard als het werk het toeliet en je niet naar de klant hoefde. Nog steeds gestuurd op basis van aanwezigheid en zichtbaarheid.

Door een digitale werkplek aan te bieden kon je ongeacht locatie en tijd met je laptop overal aan de slag. Maar voor vergaderingen kwam je veelal nog wel naar kantoor.

Dit flexibel kunnen werken ongeacht tijd en plek werd na de corona pandemie veel tastbaarder voor organisaties.

Toch zijn er door corona nog andere aspecten zichtbaar geworden waar eerder geen rekening mee was gehouden. Dat komt doordat iedereen in de wereld op hetzelfde moment thuis aan het werk was en ook nog eens met de kinderen erbij.

Na de Corona periode is mij duidelijk geworden wat een kantoor werkelijk betekent. Voor mij heeft het nieuwe kantoor een andere betekenis gekregen en ik zal hieronder uitleggen waarom.

Een echte werkplek voor thuis. Organisaties maken het mogelijk om een in hoogte verstelbaar bureau, goede bureaustoel en een beeldscherm. Sommige medewerkers zitten net als ik aan een keukentafel en andere personen hebben een aparte werkkamer ingericht. Daar waar voorheen het lastig was om een werkplek thuis te krijgen vanuit de organisatie was het nu noodzaak. Er was  op dat moment geen zicht op het teruggaan naar kantoor. Werken met kinderen om je heen was het nieuwe normaal.

Waar de organisatie het eerst niet goed kon accepteren als medewerkers thuis met kinderen aan het werk was. Was het nu geaccepteerd dat kinderen wel eens door het beeld schieten tijdens een vergadering. Had je kind overdag wat begeleiding voor school nodig dan was daar ruimte en maakte je de uren in de avond. Het ging niet meer om aanwezigheid op kantoor, maar om resultaatgericht werken. Managers moesten in een versneld tempo leren hun medewerkers te ondersteunen op afstand. Ze moesten leren kijken naar de mentale staat van de medewerker, want medewerkers waren van minuut tot minuut gebonden aan digitale vergaderingen.

Digitale vaardigheden werden binnen een paar dagen stukken verbeterd. Medewerkers hielpen elkaar om de applicaties te begrijpen. Kennisoverdracht was hoog, maar de medewerkers werden ook digitaal vermoeid. Organisaties zochten een manier om balans te vinden in digitale vergaderingen. Dat zorgde voor nieuwe afspraken rondom het digitale vergaderen.

• Digitale afspraken maximaal 45 minuten

• Bereid de vergadering voor

• Op tijd verschijnen in de vergadering

• Bespreek alleen de taken/onderdelen die aandacht nodig hebben. Die dreigen uit te lopen of waar escalaties zijn

• Stop wanneer de afspraak is afgelopen

• Ga een rondje buiten lopen als je een digitale vergadering hebt en de vergadering het toelaat.

Door het verkorten van de standaard afspraken had je tussen de vergaderingen door even een paar minuten waar je even je benen kon strekken of wat te drinken kon halen. Hierdoor kon je ook op tijd voor de volgende vergadering zijn. Deze maatregel kan je als beleid doorvoeren in je Microsoft Outlook instellingen. Hierdoor helpt technologie je tijd beter te organiseren.

Nu medewerkers thuis een goede werkplek en ritme hebben gecreëerd mogen we weer terug naar kantoor. Iets waar veel medewerkers zo blij mee zijn, want we willen verbinding maken met elkaar. Elkaar zien en spreken zonder laptop. Elkaar zien maakt het voor managers eenvoudiger om leiding te geven. Voor medewerker is het eenvoudiger om elkaar te ondersteunen. Een taak uitvoeren of overnemen als iemand overloopt is zoveel eenvoudiger als je op kantoor zit.

Heel veel communicatie is non verbale communicatie en die is van belang als we kijken naar het mentale gedeelte van de medewerker. Toch eenmaal terug op kantoor hebben we als medewerker andere behoeften. Heel veel onderzoeken wijzen uit dat er een nieuwe kantoor gaat ontstaan. Het lijkt op het nieuwe kantoor 1.0, maar dan met regels om een betere balans te vinden tussen de hoeveelheid prikkels/informatie die een medewerker krijgt en samenwerken.

Een opsomming hoe het nieuwe kantoor 2.0 eruit ziet:

• Openbare ruimtes waar je kan werken en praten met verschillende collega’s

• Stilte ruimtes waarin je kan plaatsnemen om iets af te ronden of om een digitale vergadering te doen

• Vergaderruimtes waarin je hybride kan vergaderen (alle vergaderruimtes worden geschikt gemaakt voor hybride vergaderen)

• Ruimte om te werken waar je behoefte aan hebt. Thuis, kantoor of elke andere locatie die beschikbaar is

• Beleidsregels die iedere medewerker eenvoudig kan opvolgen

Het laatst lijkt soms onnodig, maar regels helpen om het voor iedere medewerker aangenaam te maken. Je komt weer terug naar kantoor om elkaar te ontmoeten en bij te praten over klanten of projecten. Maak de regels niet complex, maak ruimtes die herkenbaar zijn en waar iedere medewerker begrijpt wat daar de bedoeling is. Balans is wat het belangrijkste onderdeel van het nieuwe kantoor zal zijn. Geen openvloer indelingen meer, maar balans tussen de open ruimtes en gesloten ruimtes om balans te brengen in de prikkels die een medewerker kan verdragen om een fijne werkplek te hebben.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.