Microsoft 365 Back-up

Een Microsoft 365 Back-up is een automatische kopie van je Microsoft 365 data. Daarmee kun je e-mails, bestanden en data uit samenwerkingstools herstellen als er iets verdwijnt, wordt overschreven of onbruikbaar raakt. Het verschil met standaard herstelopties in Microsoft 365 is dat je met een echte back-up meer controle hebt over bewaren en terugzetten.

Microsoft zorgt voor het platform en maakt technische back-ups om de dienst draaiende te houden. Dat is iets anders dan een back-up die jij kunt gebruiken om eigen data terug te zetten wanneer een gebruiker iets verwijdert, een account wordt misbruikt of bestanden worden versleuteld. Bij Microsoft 365 geldt het principe van gedeelde verantwoordelijkheid. Microsoft beheert de dienst, jij blijft verantwoordelijk voor je eigen data en herstel.

Bij een cloud back-up van Microsoft 365 wil je minimaal de onderdelen veiligstellen die je dagelijks gebruikt. Denk aan Outlook en  Exchange Online voor e-mail, agenda en contacten, OneDrive voor bestanden, SharePoint voor gedeelde documenten en Teams voor bestanden en kanaaldata. Welke onderdelen precies worden meegenomen hangt af van de gekozen oplossing en inrichting.

In de meeste gevallen wordt er dagelijks een back-up gemaakt. Dat geeft een goed evenwicht tussen zekerheid en eenvoud. Bij incidenten kun je daardoor meestal terug naar een recent herstelpunt en voorkom je dat je veel werk of communicatie kwijtraakt.

Dat hangt af van je instellingen en de afspraken die je kiest. Veel organisaties bewaren back-ups langer dan de standaard ‘tijdelijke’ herstelopties in Microsoft 365, bijvoorbeeld vanwege compliance, audits of interne afspraken. Belangrijk is dat de bewaartermijn past bij je risico’s en bij wat je in de praktijk terug wilt kunnen halen.

De prullenbak en standaard herstelopties in Microsoft 365 zijn handig voor snelle fouten, maar hebben grenzen. Niet alles blijft lang beschikbaar en niet elk type data is makkelijk terug te halen. Een Microsoft 365 Back-up maakt een zelfstandige kopie van je data en biedt meer zekerheid, omdat je ook na langere tijd nog gericht kunt herstellen.

Ja, vaak wel. Als bestanden of mailboxen worden versleuteld, verwijderd of aangepast door misbruik van accounts, kun je met een back-up terug naar een moment van vóór het incident. Daarmee beperk je schade en verklein je de druk om ‘noodoplossingen’ te zoeken.

Een back-up is niet in alle gevallen letterlijk wettelijk verplicht, maar voor veel organisaties wel praktisch nodig. Zeker als je moet voldoen aan bewaarplichten, audits of eisen van klanten en leveranciers. Daarnaast is het een belangrijke maatregel voor bedrijfscontinuïteit. Als e-mail en bestanden stilvallen, ligt werk vaak direct stil.

Dat hangt af van de gekozen oplossing. Bij Hallo worden back-ups veilig opgeslagen in een Nederlands datacenter. Zo is duidelijk waar je data staat en kun je heldere afspraken maken over opslag en beveiliging.

 Dat verschilt per situatie. Een losse e-mail of een bestand is meestal snel terug te zetten. Grotere restores, zoals een complete mailbox of een grotere hoeveelheid data, kunnen meer tijd kosten. Belangrijk is dat je vooraf weet wat je kunt herstellen, hoe dat werkt en welke stappen erbij horen.